Engagement d’EMERIGE dans la protection des Données Personnelles
EMERIGE, très attachée à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel de ses contacts (contacts établis dans le cadre de projets immobiliers, partenariats, prestations, rencontres professionnelles, utilisateurs de son site internet, etc.), s’applique à mettre en œuvre et à respecter une politique de traitement des données conforme au Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD / GDPR »), applicable depuis le 25 mai 2018 et conforme à la loi n°78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version en vigueur. Dans la continuité de ses valeurs et pratiques responsables, EMERIGE a mis en œuvre les nouvelles exigences du RGPD et s’engage à protéger la vie privée des personnes concernées en assurant la protection, la confidentialité, la non-altération, la disponibilité et la sécurité des Données Personnelles qu’elle traite.La présente Politique de protection des données à caractère personnel des Données Personnelles (la « Politique ») a pour objet d’informer de manière claire, simple et complète les personnes concernées (« Vous » ou « Votre/Vos ») sur les Traitements de données opérées par EMERIGE en sa qualité de Responsable de traitement. Cette Politique de protection des données à caractère personnel vous permettra de mieux comprendre quelles sont les informations et les données à caractère personnel (ci-après dénommées « les Données Personnelles ou « Données ») que nous collectons et traitons et les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer Vos droits.
Définitions
« Données à caractère personnel » ou « Données Personnelles », désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« Délégué à la Protection des Données » ou « DPO » : personne en charge de conseiller et de contrôler le Responsable du traitement en matière de protection des Données à caractère personnel. En l’espèce, le DPO d’EMERIGE est :
Cabinet Jacob Avocats
161 Avenue Victor Hugo – 75116 Paris, France,
désigné auprès de la CNIL le 11 janvier 2019
Désignation DPO-43553
« Responsable de traitement » est la personne ou l’organisme qui, seul ou conjointement, détermine les objectifs et les modalités de traitement de vos Données Personnelles, en l’occurrence EMERIGE ;
« Traitement » signifie toute opération ou groupe d’opérations appliqué à vos données, quel que soit le support de service en ligne en question et le procédé utilisé.
Quelles sont Vos Données Personnelles collectées ?
La collecte des Données Personnelles Vous concernant se fait directement auprès de Vous.
Vos Données Personnelles peuvent être recueillies dans le cadre :
– de prise de rendez-vous ou de sollicitation pour être rappelé et/ou contacté, par exemple par courriel ;
– de la visite de notre site web (incluant notamment l’élaboration de statistiques, de mesures d’audience, l’amélioration de la navigation, la mise à disposition de contenu sur le site) ;
– de notre relation commerciale ;
– de la gestion de la relation clients (prise de contact, suivi du dossier, etc.) ;
– de la prospection commerciale ;
– de partenariats ;
Les Données Personnelles déclaratives sont celles que vous fournissez via des formulaires, qu’ils soient dématérialisés sur notre site internet, sous format papier ou en réponse à des questions qui vous sont posées par exemple par le service client. D’autres données peuvent également consister en des informations relatives à votre terminal (adresse IP, données relatives à l’historique et à la navigation). EMERIGE ne collecte que les données strictement nécessaires pour les besoins de ses activités. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Conformément à la réglementation, nous ne collectons en aucun cas les catégories particulières de Données Personnelles que sont notamment les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les Données Personnelles génétiques, les Données Personnelles biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les Données Personnelles concernant la santé ou les Données Personnelles concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Ces catégories de Données Personnelles particulières ne font jamais l’objet d’une collecte ou d’un traitement par EMERIGE.
Quelles sont les bases juridiques des Traitements de Vos Données Personnelles ?
Vos Données Personnelles sont traitées par EMERIGE dans les cas autorisés par la réglementation applicable et en particulier dans les conditions suivantes :
– Lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de Vos Données Personnelles ;
– Lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à Votre demande (exemples : prise en charge d’un dossier, partage d’information relatives à un dossier, etc.) ;
– Pour le respect des obligations légales ou réglementaires auxquelles est soumis EMERIGE (exemple : lutte contre la fraude) ;
– Lorsque les intérêts légitimes d’EMERIGE peuvent être de nature à justifier un traitement par elle (exemple : mesures de sécurité informatique, enquêtes de satisfaction client, etc.).
Des mentions informatives conformes au droit applicable sont prévues dans chaque cas.
Ces traitements sont mis en œuvre en prenant en compte vos intérêts et vos droits fondamentaux en tant que clients. A ce titre, ils s’accompagnent de mesures et garanties pour assurer la protection de vos intérêts et de vos droits, tout en établissant un juste équilibre avec les intérêts légitimes et pertinent que nous poursuivons.
Quelles sont les finalités des Traitements de Vos Données Personnelles ?
Vos Données Personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Selon les cas, vos Données Personnelles pourront être utilisées dans le but de :
Gérer notre relation commerciale et gérer la relation clients, notamment lorsque vous nous demandez des informations sur la salle ou des précisions sur notre relation ;
Dialoguer avec vous dans le cadre du traitement de Vos dossiers ;
Exécuter les obligations relatives aux contrats de réservation ;
Demander, obtenir ou recevoir des informations sur les services proposés par EMERIGE ;
Envoyer nos offres commerciales, notamment par courrier électronique.
EMERIGE est également susceptible d’utiliser vos Données Personnelles à des fins administratives ou pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur. Aucun traitement de Données ne peut être entrepris sans une finalité spécifique. Si Vos Données Personnelles sont nécessaires à d’autres fins que celles initialement déterminées, elles ne pourront être utilisées que si la finalité est compatible avec la finalité précédente (exemples de finalités compatibles : envoi d’informations thématiques à nos clients suite à la mise en place d’une relation contractuelle).
Qui sont les destinataires de Vos Données Personnelles ?
Vos Données Personnelles étant confidentielles, seules les personnes dûment habilitées par EMERIGE peuvent accéder à Vos Données Personnelles lorsque cela est nécessaire à l’exécution de notre relation commerciale.T outes les personnes ayant accès à Vos Données Personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité. Nos prestataires peuvent également être amenés à traiter ponctuellement des Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (diffusion de la newsletter, etc.). Certaines données personnelles peuvent aussi être adressées à des tiers pour satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou conventionnelles ou aux autorités légalement habilitées.
Où sont localisées Vos Données Personnelles ?
En cas de recours à des prestataires situés en dehors de l’Union européenne, et lorsque le pays au sein duquel les Données personnelles sont transférées n’a pas été qualifié par la Commission européenne comme étant un pays disposant d’une niveau de protection adéquat des Données Personnelles, EMERIGE s’engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s’assurer que vos Données Personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat et que des mesures de sécurité techniques et organisationnelles sont mises en place. Les mesures peuvent notamment découler de la conclusion de Clauses Contractuelles Types telles que publiées par la Commission européenne.
Comment sont sécurisées Vos Données Personnelles ?
Le respect de votre droit à la protection, à la sécurité et à la confidentialité de Vos Données, est notre priorité.EMERIGE s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité organisationnelles et techniques adaptées au degré de sensibilité des Données Personnelles pour les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies.Lorsque la divulgation de Données à des tiers est nécessaire et autorisée, EMERIGE s’assure que ces tiers garantissent aux Données concernées le même niveau de protection que celui leur étant offert par EMERIGE et exige des garanties contractuelles afin que notamment, les Données soient exclusivement traitées pour les finalités que vous avez préalablement acceptées, avec le niveau de confidentialité et de sécurité requis.Toutes les Données Personnelles étant confidentielles, leur accès est limité aux seules personnes habilitées ou aux prestataires agissant pour le compte d’EMERIGE, qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leurs missions. Toutes les personnes ayant accès à vos Données sont liées par un devoir de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.En cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, EMERIGE s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).
Combien de temps conservons-nous Vos Données Personnelles ?
EMERIGE conserve vos Données Personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation.La durée de conservation des Données Personnelles par EMERIGE peut varier en fonction des finalités pour lesquelles elles sont collectées.Nous appliquons en particulier les durées de conservation suivantes pour ces quelques grandes catégories de Données Personnelles :
-Données Personnelles des clients/prospects : tant que l’utilisateur est actif et, au plus tard, 3 ans après le dernier contact avec ce dernier ;
-Données Personnelles de connexion : 1 an après la dernière connexion ;
-Cookies : 13 mois maximum à partir du dépôt sur le terminal.
Sur les sites web tiers
EMERIGE peut être amené à proposer des liens et/ou des offres de partenaires renvoyant vers un site web tiers.EMERIGE n’exerce aucun contrôle sur le contenu des sites web tiers et sur les politiques de protection des données à caractère personnel. Il Vous appartient de Vous renseigner sur lesdites politiques et Conditions Générales d’Utilisation de ces sites web tiers. EMERIGE décline toute responsabilité relative à ces contenues, offres, et politiques de protection des données personnelles.
Quels sont Vos droits sur Vos Données Personnelles ?
Sous réserve des limites prévues par la réglementation en vigueur et dans l’objectif de vous permettre de contrôler nos usages, Vous disposez à l’égard de Vos Données Personnelles des droits suivants :
Droit d’information sur le Traitement de Vos Données Personnelles
EMERIGE s’efforce de vous offrir une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible en des termes clairs et simples, sur les conditions du Traitement de Vos Données Personnelles.
Droit d’accès, de rectification et de suppression (ou « droit à l’oubli ») de vos Données Personnelles
Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès d’EMERIGE la confirmation que vos Données Personnelles sont ou non traitées et les conditions de ce traitement, ainsi que de recevoir une copie de ces Données sous une forme électronique d’usage courant, le cas échéant.Vous avez également le droit d’obtenir d’EMERIGE, dans les meilleurs délais, la rectification ou la mise à jour de vos Données Personnelles.Enfin, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (exemples : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale, intérêt légitime d’EMERIGE à conserver les Données), Vous avez le droit de demander à EMERIGE l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
Vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
Vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
Vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.
Droit à la limitation du traitement de vos Données Personnelles
La réglementation applicable prévoit que ce droit à la limitation du traitement de Vos Données Personnelles peut être invoqué dans certains cas, notamment :Lorsque vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
Lorsque vous pouvez établir que le traitement des Données Personnelles est illicite mais que Vous vous opposez à l’effacement des Données Personnelles et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
Lorsqu’EMERIGE n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
Lorsque Vous Vous opposez au Traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime d’EMERIGE pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
Droit à la portabilité des Données Personnelles
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, ce droit à la portabilité vous permet de recevoir vos Données Personnelles dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par un ordinateur, ou de transmettre ces Données Personnelles à un autre Responsable de traitement sans qu’EMERIGE n’y fasse obstacle.Lorsque cela est techniquement possible, Vous pouvez demander que ces Données Personnelles soient directement transmises à un autre Responsable de traitement par EMERIGE.
Droit de retrait du consentement au Traitement des Données Personnelles
Lorsqu’EMERIGE traite vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à votre disposition à cet effet (procédure indiquée au point 9.2 de la présente Politique). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de Votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Si malgré les efforts d’EMERIGE pour préserver la confidentialité de vos Données Personnelles, vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle française, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Comment exercer vos droits ?
Pour toute question relative à la présente Politique ou à l’exercice de vos droits susmentionnés, vous pouvez vous adresser à EMERIGE en envoyant un courrier accompagné d’un justificatif d’identité :
Par voie électronique : donneespersonnelles@emerige.com
Par voie postale : Délégué à la Protection des Données EMERIGE 121 Avenue de Malakoff, 75116 Paris.
EMERIGE s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande.Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux (2) mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à EMERIGE. Dans ce cas, vous serez informé dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande de cette prolongation et des motifs du report.Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que Vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.Si EMERIGE ne donne pas suite à votre demande, il vous informera de ses raisons et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.
Modification de la Politique de Protection des Données à caractère personnel
EMERIGE se réserve le droit de modifier la présente Politique, notamment en fonction des évolutions de la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel et en fonction des moyens de traitement mis en œuvre par EMERIGE. EMERIGE fournira ses meilleurs efforts pour Vous tenir informé par tout moyen des éventuelles modifications.
Lorsque le traitement sera basé sur le consentement, EMERIGE notifiera les modifications de la Politique afin que Vous puissiez consentir à la nouvelle version de ladite Politique.
Notre Délégué à la Protection des Données
Nous avons désigné un Délégué à la Protection des Données personnelles (DPD) externalisé qui se tient à Votre disposition pour répondre à Vos questions à l’adresse suivante :
Par mail : donneespersonnelles@emerige.com
Par courrier postal : Délégué à la Protection des Données EMERIGE 121 Avenue de Malakoff, 75116 Paris.